Welke administratie moet je als zzp’er bewaren?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie te bewaren. Dat heet de bewaarplicht. De Belastingdienst moet je cijfers achteraf kunnen controleren, ook jaren later. Maar wat moet je precies bewaren, en hoe lang?

Hoe lang moet je bewaren?

De hoofdregel is 7 jaar. Die termijn begint na afloop van het boekjaar. Je administratie over 2026 bewaar je dus in elk geval tot en met 2033.

Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, geldt een langere termijn van 10 jaar. Dat heeft te maken met de btw die je over een pand kunt moeten herzien.

Dit moet je in elk geval bewaren

De Belastingdienst noemt een aantal stukken die altijd bewaard moeten worden. Dat zijn de zogenoemde basisgegevens:

• het grootboek en je boekhouding
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie, als je die hebt
• de inkoop- en verkoopadministratie
• de loonadministratie, als je personeel hebt

Daarnaast bewaar je alles wat die cijfers onderbouwt:

• verkoopfacturen en inkoopfacturen
• bankafschriften
• kassabonnen en betaalbewijzen
• contracten en overeenkomsten, zoals een huurcontract of leasecontract
• je kilometerregistratie als je een auto zakelijk gebruikt
• agenda’s en afspraken die je urencriterium onderbouwen

Vergeet de urenregistratie niet

Wil je gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek of de startersaftrek? Dan moet je aan het urencriterium voldoen: minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming. Dat moet je kunnen aantonen. Houd daarom een urenregistratie bij en bewaar die net zo zorgvuldig als je facturen.

Mag je alles digitaal bewaren?

Ja. Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang die volledig, leesbaar en binnen een redelijke termijn terug te vinden is. Papieren stukken mag je in de meeste gevallen scannen en daarna weggooien. Uitzonderingen zijn onder meer de openingsbalans en de jaarstukken; die moeten in originele vorm bewaard blijven.

Belangrijk: digitaal bewaren betekent ook dat je de bestanden over 7 jaar nog kunt openen. Een boekhoudapp of een goed georganiseerde cloudmap met back-up is dus geen overbodige luxe.

Tip: koppel je bankrekening

Met een boekhoudapp die gekoppeld is aan je bankrekening komen je transacties automatisch binnen. Maak van elk bonnetje direct een foto en koppel die aan de betaling. Zo heb je alles op één plek en ben je niets kwijt als de Belastingdienst om onderbouwing vraagt.

Wat gebeurt er als je het niet bewaart?

Kun je bij een controle je cijfers niet onderbouwen, dan mag de Belastingdienst je inkomen of omzet schatten. Die schatting valt zelden in je voordeel uit. Bovendien moet jij dan bewijzen dat de schatting niet klopt. Een complete administratie is dus vooral een bescherming voor jezelf.

Een goede administratie bewaar je niet voor de Belastingdienst, maar voor jezelf.

Wil je zeker weten dat je administratie op orde is? In Boekhouden Basis richten we je boekhoudapp voor je in en controleren we je administratie, zodat je met een gerust hart kunt bewaren. Liever alles uit handen geven? Kijk dan naar Boekhouden Compleet.

De bedragen en regels in dit artikel gelden voor 2026 en zijn bedoeld als algemene uitleg. Wat voor jou geldt, hangt af van je persoonlijke situatie.