Zo houd je je boekhouding bij in een paar minuten per week
Met een vaste routine en een goede boekhoudapp blijft je administratie bij zonder dat het je veel tijd kost. Zo pak je het aan.
In dit artikel
Een achterstand in je boekhouding ontstaat sneller dan je denkt. Een paar drukke weken, een stapel bonnetjes in je auto, en ineens ben je aan het einde van het kwartaal een hele avond kwijt. Met een korte vaste routine voorkom je dat, en houd je bovendien beter zicht op hoe je bedrijf ervoor staat.
Begin met de juiste basis
Een paar keuzes vooraf schelen je elke week tijd:
- Een aparte zakelijke rekening: houd privé en zakelijk strikt gescheiden. Dat scheelt zoeken en voorkomt fouten.
- Een boekhoudapp met bankkoppeling: je transacties komen dan automatisch binnen, je hoeft niets over te typen.
- Facturen uit je app: maak je facturen in dezelfde app. Dan worden ze direct goed geboekt en zie je meteen wie nog moet betalen.
De weekroutine: vijftien minuten
Kies een vast moment in de week, bijvoorbeeld vrijdagmiddag of maandagochtend, en loop deze stappen door:
- Verstuur facturen voor alles wat je deze week hebt geleverd.
- Maak een foto van elk bonnetje en upload ook digitale facturen van leveranciers.
- Koppel elke nieuwe bankmutatie aan een factuur of bonnetje.
- Kijk welke klanten over de betaaltermijn heen zijn en stuur zo nodig een herinnering.
- Werk je urenregistratie bij, als je die bijhoudt.
Doe je dit elke week, dan zijn het meestal maar een handvol transacties. Dat kost je een kwartier, geen avond.
Bonnetjes: direct, niet later
De grootste tijdvreter is zoeken naar bonnetjes die je weken geleden hebt gekregen. Maak er daarom een gewoonte van om een bon direct na betaling te fotograferen met je boekhoudapp. Veel apps lezen het bedrag en de btw zelf uit. Het origineel kun je daarna in de meeste gevallen weggooien.
Eén keer per maand: even overzicht
Neem één keer per maand vijf minuten extra om naar de grote lijnen te kijken. Hoeveel heb je omgezet? Hoeveel btw moet je straks afdragen? Hoeveel belasting moet je ongeveer reserveren? Zet dat bedrag apart op een spaarrekening, dan is de aangifte nooit een verrassing.
Vuistregel voor reserveren
Zet in elk geval de btw die je ontvangt meteen apart, want die is niet van jou. Reserveer daarnaast een vast percentage van je winst voor de inkomstenbelasting. Welk percentage bij jou past, hangt af van je inkomen; dat rekenen we graag met je uit.
Wat als je toch achterloopt?
Het gebeurt de beste ondernemers. Begin dan niet bij het oudste bonnetje, maar werk eerst de lopende week bij, zodat er niets nieuws bij komt. Pak daarna de achterstand per maand aan. En kom je er niet uit, vraag dan hulp voordat de aangifte eraan komt.
Een kwartier per week is genoeg. Het geheim is niet hoe lang, maar hoe vaak.
Bij Boekhouden Basis richten we je boekhoudapp in, leren we je hoe het werkt en controleren we je administratie. Heb je daar geen tijd of zin in? Met Boekhouden Compleet nemen we het volledig van je over.
De bedragen en regels in dit artikel gelden voor 2026 en zijn bedoeld als algemene uitleg. Wat voor jou geldt, hangt af van je persoonlijke situatie.
